Elektronická archivace klientských dokumentů

 

Výstupem tiskových systémů a řešení Output Managementu (OMS) jsou výpisy z účtů bank, faktury za telekomunikační služby, energie, pojišťovací smlouvy aj. Ve většině případů jde o transakční dokumenty nebo obchodní dopisy generované buď ve velkých dávkách nebo v rámci standardizovaných on-line procesů klientské podpory.

Technologie archivace klientských dokumentů má velký vliv na kvalitu a náklady spojené se zajištěním klientských služeb.


Legislativní požadavky

Z legislativních důvodů je nutné klientské dokumenty dlouhodobě archivovat. Například u faktur (daňových dokladů s DPH) je to minimálně 10 let. Podmínkou je zajištění neměnnosti obsahu archivovaného dokumentu.

Podpora zákaznických služeb

Pro zajištění kvalitních zákaznických služeb je potřeba mít možnost dokumenty rychle vyhledat, vytisknout opis nebo například zpřístupnit dokumenty on-line přes internet banking nebo WEB portál.


Kde nejlépe archivovat klientské dokumenty? V OMS, speciálním archívu, DMS, zdrojovém systému...?

 

Elektronická archivace klientských dokumentů v rámci OMS je nejlepším řešením ve většině případů.

Output Management System v moderní architektuře zajišťuje formátování a řídí multikanálovou komunikaci. Pokud je součástí řešení Output Managementu i archivace klientských dokumentům, přináší to řadu výhod:

  • Archív se stává integrální součástí procesů formátování a řízení komunikačních kanálů.
  • Dokumenty jsou dostupné uživatelům prakticky v okamžik jejich vzniku a odpadá nutnost přesouvat a importovat velké dávky.
  • Je možné využít stejných rozhraní pro dávkové i on-line procesy jak pro dokumenty, které jsou nově formátované, tak pro dokumenty, které jsou uloženy v archívu.
  • Jednotná technologická platforma znamená nižší náklady na implementaci a správu.

 

Alternativy

DMS není vhodné pro dlouhodobou archivaci velkých objemů klientských dokumetnů

Běžné archivační systémy a DMS řešení jsou navržené pro archivaci běžných kancelářských dokument. Nejsou však vhodné pro archivaci velkých objemů klientských dokumentů, speciálně pokud jsou generovány ve velkých dávkách, například billingové cykly, kvartální výpisy bank aj.

Archivace tiskových dat vyhovovala v minulém století

Některé firmy ještě využívají starých řešení na principu archivace dat ve zdrojových systémech a nového naformátování dokumentu v okamžiku požadavku na jeho kopii. Tato řešení nesplňují legislativní požadavky, protože nezaručují neměnnost dokumentů a nejsou vhodná pro dlouhodobou archivaci, protože je nutné udržovat technologii, která naformátovala originální dokumenty.

Samostatný archív klientských výpisů

Tento způsob řešení je vhodný v případě, kdy není možné zajistit archivaci v rámci OMS, například pokud není k dispozici moderní technologická platforma, která dovoluje integraci archívu. Protože je nutné počítat s využíváním zvolené technologie 10 a více let, je nutné archivovat ve standardních formátech (vyvarovat se proprietárních formátů a archivaci tiskových formátů - AFP, PCL apod.) a zvolit otevřenou architekturu, která zajistí dlouhodobou kompatibilitu v rámci stávající i budoucí IT infrastruktury.

 

ARCHIVA - nová generace technologie pro archivaci klientských dokumentů

Technologie ARCHIVA byla speciálně vyvinuta pro dlouhodobou a zabezpečenou archivaci klientských / zákaznických dokumentů. Při jejím návrhu a vývoji jsme využili více jak 15 let zkušeností v oboru zpracování a elektronické archivace dokumentů v segmentech bankovnictví, pojišťovnictví, telekomunikací, utilit a státní správy.

 

Klíčové vlastnosti ARCHIVA

Neměnnost dokumentů v archívu (zabezpečený archív)

Vysoký výkon pro zpracování velkých dávek dokumentů (import více jak 20 000 stran za minutu)

Extrémně nízké nároky na kapacitu (4-10 KB/stranu). Tedy více jak 10x efektivnější uložení než u běžného archivačního systému nebo DMS.

On-line dostupnost dokumentů v 2-5 sec.

S tandardizovaná rozhraní a otevřená technologie pro snadnou integraci s OMS, DMS, ERP, CRM aj.

Kompatibilita s běžnými IT a bezpečnostními standardy (SSO, MS AD, LDAP)

Využití jako součást platformy OMS, samostatný systém nebo back-end

Technologie ARCHIVA

JAVA

Podpora databází: Oracle, MS SQL, PostgreSQL

Multi-platformita; aktuálně podporujeme Windows Server a RedHat Linux (ostatní platformy jsou dostupné na požádání)

REST API

Scriptura Engage Document Flow Steps

PDF/A (ISO standard pro dlouhodobou archivaci dokumentů)

Intuitivní WEB uživatelské rozhraní

Integrace MS AD, LDAP, SSO

HTML5 + CSS3 – optimalizované uživatelské rozhraní pro desktopy a tablety.

 

 

Archivace v Output Managementu na technologické platformě Scriptura Engage

Scriptura Engage je podle mnoha nezávislých studií nejmodernější dostupná technologická platforma pro Output Management. Automatizované procesy datového předzpracování, formátování dokumentů, multikanálové komunikace a elektronické archivace jsou řízeny na jednotné platformě. V jednom procesu tedy mohou dokumenty vznikat, odesílat se zákazníkovi a ukládat do archívu. Jiný proces může například zajistiti vyhledání dokumentu v archívu a jeho on-line zpřístupnění uživateli .

 

 

Úspěšné řešení implementace ARCHIVA

Kooperativa pojišťovna zvolila koncepci elektronické archivace klientských dokumentů jako součást nového řešení Output Managementu postaveného na technologické platformě Scriptura Engage. V ARCHIVA bude kromě dokumentů vygenerovaných v novém řešení Output Managementu uloženo i řádově 100 miliónů dokumentů ze starých archívů.