Řešení pro zpracování odchozí korespondence

Zpracování dávek korespondence v řádech jednotek tisíců je dostatečně velké, aby představovalo významné náklady na administrativní pracovníky. Nicméně tento objem není dostatečný pro většinu poskytovatelů tiskových služeb, kteří navíc požadují krytí vysokých inicializačních nákladů a změny na straně zdrojového systému (data namísto již formátovaných dokumentů).

Pro Document Services nabízí unikátní řešení ProDoc Channel, které optimalizuje zpracování odchozí korespondence a umožňuje tak spořit na náklady na poštovném a administrativě.


Jak ProDoc Channel funguje

Velice jednoduše. jsme schopni zpracovat dokumenty tak, jak jsou běžně zasílány k tisku na lokální nebo koncelářské tiskárně. Tiskový ovladač ProDoc Channel namísto tisku na tiskárně odešle dokument k automatizovanému zpracování v ProDoc Channel server.

Uživatel má kdykoli možnost zjistit stav zpracování odeslané korepondence, tedy zda již byla vytištěna, odeslána na poštu nebo u doporučené pošty zda již byla doručena, případně z jakého důvodu doručena nebyla.

K nastavení pravidel pro automatizované zpracování slouží intuitivní grafické rozhraní. Ke konfiguraci tedy není nutné mít IT znalosti.


Eliminace administrativní práce

Podle mezinárodních studií vyžaduje lokální tisk, obálkování a odeslání jednoho obchodního dopisu průměrně 1 min 46 vteřin. Zpracování 274 obchodních dopisů představuje celý pracovní den.

Kontrola procesů a nákladů

Díky sjednocení procesu zpracování odchozí korespondence je možné jednoduše dohledat informace o odchozí korespondenci v případě reklamací a je možné jednoduše řídit náklady.


Snížení nákladů o desítky procent

Díky eliminaci administrativních nákladů spojených s ručním zpracováním odchozí korespondence, nákladově efektivnějšímu tisku a obálkování v tiskovém středisku a využitím slev na poštovném lze ušetřit 50% a více nákladů.

Úsporu nákladů lze ještě zvýšit v případě, kdy je možné využít funkce slučování dokumentů pro stejného adresáta do jedné zásilky.

Dalším možnost úspory dává využití alternativních poštovních operátorů a optimalizace podání pro odesílání zásilek do zahraničí.


Názor zákazníka

„Česká spořitelna má rozsáhlou pobočkovou síť (cca 650) a velké portfolio bankovních produktů. Proto jsme se otázkou konsolidace a automatizace zpracování dokumentů, které vznikají na jednotlivých pobočkách a menších agendách v centrále banky, zaobírali již delší dobu.

Pro výběr dodavatele a vlastní technologie bylo pro nás důležité, aby bylo hledané řešení universální pro naše zdrojové systémy a maximálně jednoduché pro koncové uživatele. Zásadní podmínkou bylo pro nás samozřejmě splnění všech přísných bezpečnostních standardů a norem pro začlenění nového řešení do IT infrastruktury banky. Zároveň jsme chtěli získat partnera, který svojí odborností a zkušenostmi aktivně přispěje do návrhu celého řešení a jeho dalšímu rozvoji.
PRODOC CHANNEL se ukázal jako ideální volba. Architektura systému a použitá technologická platforma splňovala mandatorní technické a bezpečností požadavky. Navíc bylo možné jednoduchým způsobem zapracovat specifické požadavky banky. Centrální správa systému dovoluje nastavení business pravidel pro automatizované zpracování dokumentů do té míry, že koncový uživatel pouze „tiskne“ přes standardní ovladač bez nutnosti dalších nastavení či konfigurací na jeho straně.
Banka implementací projektu DROTI získala universální rozhraní pro centrální zpracování dokumentů a kontrolu nad dříve nekonsolidovanými procesy. Důležitým aspektem je otevřenost pro další rozvoj, v prvním kroku zapojení dalších agend, dále pak možnost postupného připojení dalších komunikačních kanálů"

Ing. Libor Zima, IT business partner České spořitelny


Jak je možné ProDo Channel začít používat?

ProDo Channel je možné dodat ve dvěma zákaldními způsoby.

  1. Systém pro instalalci in-house - vhodné především pro větší zákazníky
  2. Jako cloud službu - výhodou je velice rychlé zavedení služby a prakticky nulové vstupní náklady. Cloud službu nabízíme včetně zajištění produkčního tisku, strojního obálkování a distribuce poštovním operátorem.